Ley de información Crediticia Equitativa, 2ª parte: Cómo protegerse al tomar decisiones adversas

Usted tiene su propósito que es permitido, al igual que divulgaciones, autorizaciones y procedimientos conformes para ejecutar verificaciones de antecedentes y de crédito. ¿Qué hace si tiene que rechazar a alguien basándose en los resultados que recibe de la agencia de informes?

¿Qué es una decisión adversa?

Esencialmente, es un rechazo. Si rechaza a un solicitante de empleo, ascenso, aumento o retención basándose en la información de su informe de antecedentes, ahora debe seguir un estricto proceso de dos partes para mantener el cumplimiento de la FCRA.

Las violaciones de este proceso son otro aspecto muy litigado de la FCRA. La clase es más pequeña, pero los solicitantes pueden probar los daños más fácilmente.

Buenas prácticas en materia de medidas adversas

Si utiliza CUALQUIER información de un informe de antecedentes (no sólo información sobre antecedentes penales) para tomar una decisión adversa, debe seguir los procedimientos de acción adversa. Muchas acciones adversas basadas en comprobaciones de antecedentes implican antecedentes penales. La Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) establece las siguientes buenas prácticas en su Guía de aplicación de 2012 sobre la consideración de los registros de arrestos y condenas en las decisiones de empleo.

Políticas claras

La EEOC recomienda eliminar las "políticas de línea brillante". Estas se tratan de políticas generales que excluyen automáticamente a cualquier candidato con antecedentes penales, independientemente de las circunstancias y los detalles individuales.

Evaluación individualizada

Debe realizarse una evaluación individualizada de cada candidato con antecedentes penales u otra causa de acción adversa en una chequeo de antecedentes. Las evaluaciones deben tener en cuenta los factores "verdes".

• Naturaleza y gravedad de la infracción
• Tiempo transcurrido desde la infracción
• Naturaleza del puesto que se ocupa o que se está buscando

Otra información pertinente que el solicitante puede facilitar 

• Circunstancias del delito
• Número de infracciones
• Edad en el momento de la condena
• Trabajos similares realizados desde la condena
• Esfuerzos de rehabilitación
• Referencias laborales y personales

Sus políticas

La EEOC recomienda un procedimiento escrito para examinar a los solicitantes con antecedentes penales.

• Identificar los requisitos y las circunstancias del puesto
• Determinar los delitos específicos que pueden demostrar la incapacidad para desempeñar ciertos requisitos bajo esas circunstancias.
• Utilizar todas las pruebas disponibles para identificar las infracciones penales
• Determinar la duración de las exclusiones por conducta delictiva
• Realizar una evaluación individualizada en cada caso

El proceso en dos fases

Carta Pre-Adversa

Cuando reciba un informe de antecedentes que pueda conducir a una acción adversa, primero debe notificar al solicitante por escritoi informándole que ustéd está considerando una acción adversa basada en el informe.

La carta debe incluir:

• Una copia del informe de antecedentes
• Una copia del resumen de derechos en virtud de la FCRA
• Notificaciones estatales, si es el caso
• Todos los datos y formularios adicionales exigidos por las autoridades locales y estatales

Este aviso da al solicitante tiempo para revisar su informe y disputar detalles o proporcionar información adicional que pueda apoyar la aprobación de su solicitud. La FCRA no ofrece un plazo específico, pero usted está obligado a darles tiempo para responder. Por lo general, se considera que cinco días es un plazo razonable. Consulte a un abogado para confirmar qué es lo mejor para su organización.

Si el consumidor disputa cualquier parte del informe, la agencia que reportó está obligada a volver a investigar la información en disputa Las reinvestigaciones suelen tardar de tres a cinco días y deben completarse en un plazo de 30 días.

Durante ese tiempo, te insistimos que hagas todo lo posible por mantener el puesto vacante.

Notificación de acción adversa

Si decide continuar con la acción adversa después de una disputa, o si no hay disputa, debe enviar de nuevo la notificación por escrito.

La carta debe incluir:

• Su decisión oficial
• Nombre, dirección y número de teléfono de la agencia que hizo el reporte
• Aclaración de que la decisión no fue tomada por la agencia informante
• Notificación de que el solicitante tiene derecho a obtener una copia gratuita de su informe
• Notificaciones obligatorias a nivel estatal y local

Sus políticas

Mantener el cumplimiento con la FCRA y la legislación local requiere que cada persona  involucrada en el proceso de informes de consumidores conozca y siga un procedimiento específico. La capacitación del personal y una política detallada por escrito ayudarán a que todo el mundo esté de acuerdo e incluso pueden ayudarle a defender a su organización frente a acusaciones de mala conducta.

Su política debe definir claramente cómo se toman las decisiones, sobre todo las adversas, y cómo se documentan.

Su política también debe definir claramente quién tiene autoridad para tomar decisiones adversas. Las personas con esta autoridad deben recibir una capacitación exhaustiva. Algunas organizaciones cuentan incluso con comités encargados de revisar y confirmar las posibles decisiones adversas.

Praesidium proporciona a nuestros clientes  modelos de cartas de acción adversa y notificaciones estatales en relación a la  investigación de antecedentes. Recuerde que usted es el único responsable de seguir un procedimiento adecuado de acción adversa . Consulte a un profesional en derecho antes de emprender cualquier acción.

 

Si desea obtener más información sobre los servicios de investigación de antecedentes de Praesidium, póngase en contacto con nosotros hoy mismo en info@praesidiuminc.com.