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Desarrollo de sistemas internos de información eficaces para detectar el riesgo de abuso
Los sistemas de recopilación de datos son fundamentales para que las organizaciones ayuden a identificar el riesgo de abuso. El desarrollo de sistemas sólidos internos de información permitirá aprovechar diversos tipos de datos para identificar actividades, personas o programas de alto riesgo. Los sistemas internos de retroalimentación también refuerzan el clima de una organización para la presentación de informes.
¿CÓMO EMPEZAR?
Recopilar datos relacionados con la prevención de los abuso.
Los datos recopilados diariamente en una organización pueden proporcionar información valiosa para ayudar a identificar programas específicos que pueden requerir supervisión o recursos adicionales. También puede poner de relieve a las personas que pueden requerir una mayor supervisión o capacitación y alertar a los responsables de la toma de decisiones sobre los cambios que deben realizarse para reducir las posibles exposiciones. Por último, los datos de programas similares y las tendencias a lo largo del tiempo pueden mostrar dónde necesita la organización reforzar los esfuerzos de gestión del riesgo de abuso.
Algunos ejemplos de datos que una organización puede empezar a recopilar son informes de incidentes, resultados de encuestas, rotación o renuncias de empleados, quejas de consumidores y padres/tutores, y reclamaciones de empleados o voluntarios.
Recopilar datos de gestión de riesgos de abuso en una ubicación central.
Es posible que muchas organizaciones ya recopilen datos como informes de incidentes, encuestas o quejas de empleados o consumidores. Sin embargo, si las organizaciones no recopilan y analizan esos datos en una ubicación central, pueden pasar por alto tendencias o patrones emergentes.
Utilizar mecanismos estándar para colectar y compilar información.
Es importante que la organización estandarice el método que utiliza para recopilar datos en todos los niveles. Por ejemplo, una organización puede agrupar los informes de incidentes de todo tipo en un sistema. Este sistema podría abarcar incidentes de comportamientos que señalan peligro o violaciones de la política, informes de lesiones y denuncias o sospechas de abuso. Recoger los incidentes en un sistema único ayudará al equipo de gestión de riesgos de una organización a filtrar la información y crear informes que simplifiquen el análisis de datos para detectar tendencias emergentes o problemas potenciales.
Las encuestas a consumidores, padres o empleados pueden evaluar la satisfacción y la moral, el riesgo de abuso y la comprensión de las políticas y procedimientos de una organización. Otros mecanismos utilizados para recoger y compilar información son el seguimiento en la participación, la información sobre recursos humanos, como por ejemplo los problemas disciplinarios de los empleados o las entrevistas de salida, las quejas y las denuncias anónimas.
¿CÓMO ANALIZO LOS DATOS PARA DETECTAR EL RIESGO DE ABUSO?
Seguimiento de variables específicas en los informes.
Asegúrese que los puntos específicos de información sobre el programa, el lugar, la hora del día, la ubicación dentro de la instalación y el tipo de incidente se colectan en el sistema de notificación de la organización. También es importante recopilar información sobre cualquier empleado o joven implicado en un incidente, incluidos los nombres y las edades de los jóvenes implicados.
Busque nuevos patrones .
El seguimiento de la información a lo largo del tiempo permite detectar muchas pautas o tendencias emergentes. Por ejemplo, se puede observar un número desproporcionado de incidentes en un lugar o turno específico. La frecuencia o los tipos de incidentes que se producen pueden surgir como una tendencia, o pueden observarse aumentos o disminuciones de los incidentes a lo largo del tiempo. Comparar los tipos o la frecuencia de los incidentes con otros programas o lugares puede aportar información valiosa. Otros patrones que se pueden buscar son los cambios en la satisfacción de los consumidores o los empleados, la rotación de personal o la inscripción en programas.
Las respuestas de los consumidores a la encuesta podrían indicar posibles violaciones de las políticas o comportamientos que traspasan los límites. Los problemas disciplinarios de un empleado, o de un grupo de empleados que trabajan bajo las órdenes de un supervisor específico, pueden indicar un mayor riesgo de abuso.
¿CÓMO ELABORAR UN PLAN DE ACCIÓN?
Identificar métodos para evitar que vuelva a ocurrir.
Una vez identificadas las tendencias emergentes o los patrones que pueden indicar un mayor riesgo de abuso, es importante desarrollar un plan de acción para informar cambios en toda la organización. La organización puede optar por aumentar la capacitación con relación a la protección del consumidor para todos los empleados y voluntarios. Puede que necesiten adaptar los procedimientos de control y supervisión en un programa específico. Además, pueden optar por desarrollar nuevos programas o servicios para satisfacer las necesidades identificadas o proporcionar recursos y apoyo a los empleados o consumidores.
Fomentar una cultura de la seguridad.
Una cultura de la seguridad comienza con un liderazgo comprometido con la protección del consumidor. Las estándares son claras y se hacen cumplir, y todo el mundo sabe que la seguridad forma parte de la descripción de su trabajo. Todos los empleados se toman en serio las señales de advertencia y todos informan sus preocupaciones.
Recuerde que un mayor volumen de denuncias no indica necesariamente un problema sistémico. Un mayor volumen de denuncias podría indicar que la organización ha creado una cultura de seguridad animando a los empleados a denunciar las infracciones de las políticas o los comportamientos de alerta, y consequentemente previniendo los abusos antes de que se produzcan.
Crear un clima de información saludable.
La segunda parte crítica de los sistemas eficaces de información interna es la evaluación de la respuesta de la organización a los incidentes. Hay que animar a los empleados, voluntarios y consumidores a que comuniquen sus preocupaciones, quejas y reclamos, ya que esta información alerta a los responsables de la toma de decisiones sobre posibles riesgos. Cuanto más cómodos se sientan los empleados, voluntarios y consumidores a la hora de comunicar internamente sus preocupaciones, más rápidamente podrán investigar y tomar medidas los administradores.
Eliminar los posibles obstáculos en la presentación de informes.
Considere las posibles razones por las que la gente no podría comunicar sus preocupaciones y busque formas de eliminar esas barreras a la comunicación. Un miedo común expresado por empleados y consumidores es que sus preocupaciones no se tomen en serio o se exageren. Una organización debe afirmar sistemáticamente que se toma en serio todas las denuncias para ayudar a minimizar este miedo. Apoyarse en una serie continua de respuestas a los incidentes puede ayudar a mitigar el temor a que las denuncias sean exageradas en relación con la infracción. Recuerde que una organización puede hacer algo más que ignorar la infracción o despedir al empleado. Por el contrario, una continuidad en las respuestas proporciona una gama de posibles respuestas a los incidentes, incluyendo la re-capacitación, el aumento de la supervisión o una permiso de ausencia temporal.
Otro miedo importante que ha sido expresado por empleados y consumidores es que no se proteja la confidencialidad. Dar a conocer diversos mecanismos de denuncia, incluida una opción anónima, puede minimizar significativamente este obstáculo. Los métodos anónimos podrían incluir un buzón de sugerencias, opciones de llamada anónima o una tarjeta de comentarios en el sitio web.
Como organización, el desarrollo de una cultura de denuncia puede influir significativamente en la eficacia de los sistemas internos de retroalimentación. Es importante abordar todas las preocupaciones y comunicarle a la persona que informó que la organización hará un seguimiento de su queja La forma en que una organización responde a cada situación puede ser un poco diferente, pero como organización, es importante abordar todos los reportes de acuerdo con una estándar establecida.